Para aquellos que todavía no han oído hablar del GTD se trata de una filosofía para organizar nuestras tareas basadas en las ideas de David Allen que recoge en su libro Getting Things Done y que en su versión en castellano tiene el título Organízate con Eficacia.

Este método para organizar tus tareas pretende ir más allá de la típica lista donde apuntamos lo que tenemos que hacer y, como mucho, organizamos las tareas por prioridad poniendolas al principio. El objetivo es poder llegar a realizar todas nuestras tareas de forma natural y sin estrés, vamos siguiendo el típico “sin prisa pero sin pausa”. Para ello hay que seguir una serie de pasos y organizarnos de cierta manera que, al principio, puede parecer un sobre esfuerzo (bastante tengo ya con todo lo que tengo que hacer!) pero que cuando se le coge el truco tiene su recompensa.

El GTD puede no ser para tí, porque no le veas utilidad en tu vida, en tus tareas, en tu forma de ser… pero desde luego no hace falta ser consejero delegado de una multinacional para sacarle provecho. Un estudiante, ama de casa, profesional o hasta un pensionista puede beneficiarse de las virtudes del GTD aplicandolo tanto a su vida profesional y personal.

¿Como funciona? A grandes rasgos hay que seguir estos 4 pasos:

1. El primer paso será RECOLECTAR las tareas que tenemos que hacer. Las vamos a meter en una carpeta de entrada (Allen habla de cubo como concepto general y que puede ser una bandeja, carpeta física o de ordenador, etc) sin importar de que se trate. Y seguimos con lo que estamos haciendo. Primera ventaja: no interrumpimos lo que estamos haciendo.
2. Con cierta frecuencia (por ejemplo una vez al dia) nos paramos a ORGANIZAR lo que hay dentro del cubo de entrada. Otra regla: no se puede devolver nada al cubo de entrada. Si la tarea es sencilla y vamos a tardar poco (Allen habla de un par de minutos como tiempo de referencia) lo hacemos inmediatamente: para que esperar. Sino trasladamos la tarea a otra carpeta. Estas carpetas serán:

Acciones próximas - Para toda tarea que requiera de nuestra atención en breve (hoy, mañana, pasado,…).

Proyectos - todo grupo de tareas inconcluso (que Allen denomina ’bucle abierto’) en tu vida o trabajo se considera un ‘proyecto’ y deben ser revisadas periódicamente.

En espera - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto.

Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible.

3. El siguiente paso, REVISAR, es uno de los pilares del GTD (junto con la forma de organizar las tareas) ya que su organización debe seguir “viva” con una revisión periódica en la que las tareas cambian de un estado a otro y por consiguiente moviendose de una carpeta a otra.
4. Y por último, aunque sea obvio, HACER las tareas, sino de que sirve tanta organización…

Para Ponerlo en practica no hace falta un ordenador, con lápiz y papel son suficientes, pero si es útil beneficiarse de las bondades de la tecnologia, en nuestro caso, nuestro Mac y/o iPhone-Touch. La aplicación “estrella” hoy por hoy es Things, ya que sigue el GTD al pie de la letra y su uso es al más puro estilo mac (sencillo, limpio e intuitivo). Está disponible también para el iPhone. El gran inconveniente es su precio que no es para todos los bolsillos. Por supuesto se puede aplicar el GTD con otras aplicaciones (gratuitas) como Evernote por ejemplo.

Enlaces interesantes sobre GTD:

Wikipedia, explica GTD de forma rápida

Charla de David Allen a los empleados de Google

Videotutorial, claro y con ejemplos, de Think Wasabi sobre el GTD (muy bueno)

Videotutorial de Emilcar sobre GTD y su aplicación con Things